Wet Politiegegevens (WPG)
Gemeenten zijn vanaf 2021 ingevolge de Wet politiegegevens (Wpg) verplicht om periodiek een privacy-audit uit te voeren op gegevensverwerkingen die onder deze wet vallen. Dat is onder meer het geval voor onze boa-, leerplicht- en sociaal rechercheurs-taken.
In 2024 is een aantal acties uitgezet waaronder scholing van de diverse boa's. Ook is de opdracht uitgezet voor de verplicht uit te voeren externe audit over 2023. Hieruit blijkt dat er nog fors werk aan de winkel is.
Auditing
Het eerste halfjaar is voornamelijk gebruikt om de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording te realiseren. De lange onduidelijkheid over de impact van het onderdeel “begrotingsrechtmatigheid” heeft veel tijd gekost, ook in dialoog met de raad. Dit heeft geleid tot een rechtmatigheidsverantwoording waar de accountant over het jaar 2023 heeft geoordeeld dat deze een getrouw beeld geeft. De ervaringen uit het implementatiejaar zijn verwerkt in het auditplan 2024.
Verder is een bijdrage geleverd in het aanbestedingstraject voor een nieuwe accountant. Eind 2024 is dit traject afgerond en heeft gunning plaatsgehad.
Doelmatigheidsonderzoeken
Het aantal eigen onderzoeken is gezien de beschikbare middelen beperkt gebleven tot een aantal interne onderzoeken. In 2024 zijn onderstaande onderzoeken uitgevoerd:
- Slagkracht uitvoering informatiebeveiliging en privacybeleid: Er is (extern) onderzoek gedaan naar de effectiviteit van-, en de rolverdeling in de I-keten ten aanzien van informatiebeveiliging en privacy. De bevindingen worden meegenomen in de doorontwikkeling van de I-keten. De raad wordt hierover geïnformeerd via de reguliere kanalen, waaronder de raadswerkgroep digitalisering.
- Financiële effecten maatregelen jeugdhulp: Er is extern onderzoek gedaan naar de financiële effecten van de genomen maatregelen ten aanzien van jeugdhulp. Dit onderzoek is afgerond en de resultaten hiervan zijn gedeeld met de raad.
- Onderzoek budgetruimte: In het kader van mogelijke ombuigingen is (extern) onderzoek gedaan naar beschikbare budgetruimte. Dit onderzoek is afgerond en de resultaten hiervan zijn gedeeld met de raad.
Preventie van fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik
Voor fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik worden onderstaande definities gehanteerd:
- Fraude omvat een opzettelijke handeling door een of meer leden van het management, met governance belaste personen, werknemers of derden, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen.
- Misbruik omvat het opzettelijk, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Bij misbruik is er geen sprake van samenwerking van derden met interne werknemers.
- Oneigenlijk gebruik omvat het verkrijgen van overheidsbijdrage of het betalen van een te laag bedrag aan heffingen door het aangaan van rechtshandelingen in overeenstemming met de bewoording van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.
Het onderkennen en beheersen van frauderisico’s is een continu proces. Jaarlijks updaten wij onze overkoepelende (fraude)risicoanalyse waarin alle onderkende frauderisico’s zijn opgenomen. In deze risicoanalyse zijn tevens de beheersmaatregelen (bestaande uit preventieve en repressieve interne controles) opgenomen ten aanzien van de onderkende frauderisico’s. Voor zover van toepassing zijn deze risico’s in de in 2024 uitgevoerde interne auditwerkzaamheden meegenomen.
Vermoedens van fraude, al dan niet vanuit deze beheersmaatregelen, worden intern gemeld. Aanvullend op de risicoanalyse is er een gedragscode integriteit, een klokkenluidersregeling en een vertrouwenspersoon. Bewustwording c.q. integriteit is een belangrijk punt in de preventie van fraude. Middels dilemma trainingen is het thema integriteit actueel gehouden.
In 2024 zijn geen gevallen van fraude, misbruik of oneigenlijk gebruik geconstateerd. In de paragraaf bedrijfsvoering, bij het onderdeel rechtmatigheid is nadere toelichting over misbruik en oneigenlijk gebruik opgenomen.