Bedrijfsvoering

Het college moet verantwoording afleggen in de jaarrekening dat de financiële beheerhandelingen conform wet- en regelgeving zijn gedaan. Oftewel dat deze rechtmatig zijn geweest. Zij doet dat in de vorm van een rechtmatigheidsverantwoording, middels een wettelijk voorgeschreven model. In deze verantwoording geeft het college aan of er rechtmatigheidsfouten zijn gemaakt, of er rechtsmatigheidsonduidelijkheden zijn en de totaalbedragen hiervan.

Verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders
Het college van burgemeester en wethouders geeft aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, en ook de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met de bepalingen vermeld in de Kadernota Rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV. De hieruit voortvloeiende te toetsen voorwaarden zijn opgenomen in het "Normen en toetsingskader 2024" vastgesteld door de auditcommissie (via mandaat van de gemeenteraad).

In de “Financiële beheersverordening 2023 gemeente Ede” zijn twee belangrijke grenzen opgenomen die gebruikt worden voor de rapportering van onrechtmatigheden.

1. Rapportagegrens : Dit is de grens waarboven onrechtmatigheden moeten worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Deze afweging wordt gedaan per onrechtmatigheid. De rapportagegrens is vastgesteld op € 250.000.
2. Verantwoordingsgrens : Dit is de grens voor de conclusie in de rechtmatigheidsverantwoording. Als het totaal aan onrechtmatigheden deze grens overschrijdt, moeten alle geconstateerde onrechtmatigheden worden opgenomen in deze verantwoording, ongeacht hun omvang. Deze grens is vastgesteld op 1% van de totale lasten (inclusief reservemutaties). Voor boekjaar 2024 heeft deze verantwoordingsgrens een omvang van € 5.600.000.

Rechtmatigheid en oordeel accountant
De accountant gaf in de oude situatie een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening. In de nieuwe situatie geeft de accountant geen direct oordeel meer over de rechtmatigheid. De accountant geeft een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening inclusief de door het college opgestelde rechtmatigheidsverantwoording. De accountant stelt voor dit oordeel onder andere vast dat:

• de juiste interne controles zijn uitgevoerd;
• de juiste conclusie zijn getrokken bij deze werkzaamheden;
• de conclusies uit deze werkzaamheden juist in de verantwoording zijn opgenomen.

De accountant geeft nog wel een oordeel over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties die betrekking hebben op specifieke uitkeringen (SPUK). Over deze specifieke uitkeringen legt de gemeente verantwoording af in de Sisa-bijlage bij de jaarrekening. Rechtmatigheidsfouten ten aanzien van specifieke uitkeringen worden zowel in het oordeel van de accountant als in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen.

Toelichting “acceptabele onrechtmatigheden”
In de rechtmatigheidsverantwoording wordt een onderscheid gemaakt tussen onrechtmatigheden en acceptabele onrechtmatigheden. Acceptabele onrechtmatigheden betreffen overschrijdingen van de begrote lasten en vastgestelde investeringskredieten die wel in lijn zijn met vastgelegde afspraken met de raad. Hiermee wordt formeel het budgetrecht van de raad overschreden, maar krijgen deze overschrijdingen het label “acceptabel”. Nadere toelichting over wanneer een overschrijding het label “acceptabel” krijgt is hieronder opgenomen onder “begrotingsrechtmatigheid”. In de overall bevinding in de rechtmatigheidsverantwoording word het totaal aan onrechtmatigheden inclusief acceptabel aangehouden (bruto onrechtmatigheid). Eveneens wordt de omvang van de onrechtmatigheden exclusief acceptabele onrechtmatigheden gepresenteerd (netto onrechtmatigheid).

Conclusie Rechtmatigheid 2024
In de rechtmatigheidsverantwoording (hoofdstuk 4.4) is de voorgeschreven bewoording van de conclusie rechtmatigheid opgenomen. Deze conclusie luidt: “Het college stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen hoger zijn dan de daarvoor gestelde verantwoordingsgrens”.

Overzicht geconstateerde fouten en onduidelijkheden
Europese Aanbestedingen
In het proces Europese aanbestedingen is voor € 4.169.000 aan onrechtmatigheden geconstateerd. Deze bestaan voor € 2.685.000 aan bevindingen voorgaande jaren (1) en voor € 1.484.000 aan nieuwe bevindingen (2). Bevindingen voorgaande jaren betreft lasten uit opdrachten die in controle op voorgaande jaren als onrechtmatig zijn aangemerkt.

Onrechtmatigheden uit aanbestedingen lopen vaak meerdere jaren door, Doordat een nieuwe aanbestedingsprocedure lang kan duren en overeenkomsten niet altijd (juridisch) zomaar opgezegd kunnen worden. De omvang van de onrechtmatigheid betreft de lasten uit hoofde van onrechtmatig aanbestede overeenkomsten in het betreffende boekjaar (2024).

Bevindingen voorgaande jaren (1)
De bevindingen voorgaande jaren bestaan uit een opdracht opvang ontheemden Oekraïne (€ 1.727.000) en ICT opdrachten (€ 958.000) betreffende onrechtmatige verlengingen dan wel onterecht niet Europees aanbesteed.

Oorzaak
Door de complexiteit van de contracten en verwevenheid van ICT in de dienstverlening zijn de ICT contracten onverhoopt onjuist aanbesteed. De, vorig jaar als onrechtmatig aangemerkte, overkoepelende opdracht van opvang ontheemden Oekraïne loopt nog door in 2024.

Verbeterpunten om deze fouten in de toekomst te voorkomen
Ten aanzien van de bevindingen voorgaande jaren zijn reeds verbeterpunten ingezet. Enkele (delen) van deze opdrachten zijn opnieuw aanbesteed wat ook zichtbaar is in een dalend bedrag aan fouten op deze contracten. Verbetering is tevens onderdeel van het integrale ontwikkelplan dat op dit moment voor de afdeling wordt opgesteld. In dit ontwikkelplan wordt onder andere de rol van de contractmanager verder uitgewerkt.

Nieuwe bevindingen (2)
De nieuwe bevindingen betreft voornamelijk onrechtmatige verlenging van een raamovereenkomst verlichting openbare ruimtes (€ 465.000) en een opdracht huisartsenzorg voor ontheemden (€ 524.000).

Oorzaak
Deze opdrachten zijn door de contractmanager verlengd, zonder dat hier mogelijkheden toe waren binnen de overeenkomst.

Verbeterpunten om deze fouten in de toekomst te voorkomen
Doorontwikkeling van de rol van de contractmanager (onder andere bij het verlengen van contracten).

Begrotingsonrechtmatigheden
In de realisatie op baten en lasten (en investeringskredieten) zijn overschrijdingen van de lasten en investeringskredieten geconstateerd. Deze overschrijdingen worden in de rechtmatigheidsverantwoording altijd aangemerkt als onrechtmatig. Deze overschrijdingen kunnen echter wel aangemerkt worden als acceptabel onrechtmatig. De overschrijdingen van de lasten en investeringskredieten zijn in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen als acceptabel als is voldaan aan onderstaande bepalingen uit de financiële beheersverordening:

1. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
2. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
3. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

In totaal is er een overschrijding van de begrote lasten van € 10.308.000 geconstateerd, waarvan € 10.033.000 acceptabel is conform bestaande. Aanvullend is er sprake van een overschrijding van € 213.000 op investeringskredieten, wat bestaat uit meerdere kleine overschrijdingen van per balansdatum afgeronde kredieten.

De overschrijdingen van de lasten (en de toedracht hiervan) zijn toegelicht in het onderdeel 'Wat heeft het gekost?' van de programmaverantwoording (hoofdstuk 1) en in de analyse van de verschillen tussen actuele begroting en realisatie in de jaarrekening (hoofdstuk 4.2.2). De overschrijding van investeringskredieten betreffen diverse kleine overschrijdingen van in 2024 afgeronde kredieten. Overschrijdingen van investeringskredieten zijn weergegeven in bijlage 7a restantkredieten.

Misbruik en Oneigenlijk gebruik
Ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) is er binnen de gemeente een overkoepelend M&O beleid, waarna de uitgangspunten hierin per domein of afdeling zijn uitgewerkt en periodiek worden geactualiseerd. Wij merken hierbij op dat dit overkoepelende M&O beleid geactualiseerd moet worden. In de planning is opgenomen in 2025 een geüpdatet overkoepelend M&O beleid op te stellen.

In de kadernota rechtmatigheid is opgenomen dat daadwerkelijk geconstateerd misbruik en oneigenlijk gebruik opgenomen moet worden in de rechtmatigheidsverantwoording. Hierbij wordt vaak (onder andere) verwezen naar onterecht uitgekeerde uitkeringen sociaal domein. In ons integraal beleidskader toezicht en handhaving sociaal domein 2024-2027 is niet opgenomen dat wij, bij constatering onjuist aangeleverde informatie, vaststellen of hier sprake is van opzet. Zodoende hangen wij hier expliciet niet het label misbruik aan. De totale omvang van nog terug te vorderen uitkeringen naar aanleiding van onjuist verstrekte informatie is lager dan de rapporteringsgrens.

In 2024 zijn geen gevallen van geconstateerd misbruik of oneigenlijk gebruik.